Informations pour les conférenciers

Vous donnez une conférence, animez un atelier ou participez à une table ronde dans le cadre du congrès mondial de la FIT? Sur cette page, vous trouverez quelques informations importantes sous forme de foire aux questions.

Si vous ne trouvez pas de réponse à votre question, veuillez nous envoyer un courriel à info@fit2014.org.

 

Inscription

L’inscription au congrès est-elle également obligatoire pour les conférenciers, animateurs d’atelier ou participants à une table ronde ?

Oui. Nous prions tous les participants, y compris les conférenciers, animateurs d’atelier et participants à une table ronde, de s’inscrire à partir du 1.01.2014 en remplissant le formulaire d’inscription disponible sur notre site. Pour des raisons de sécurité, seuls les participants inscrits seront admis au congrès.

Jusqu’à quelle date dois-je m’inscrire ?

En vous inscrivant le plus rapidement possible à partir du 1.01.2014, vous nous simplifiez considérablement la planification et la préparation du congrès. Nous vous prions en tout cas de procéder à votre inscription au plus tard d’ici le 15 mars 2014. Au-delà de cette date, nous prendrons en effet contact avec des intervenants suppléants inscrits jusque-là sur la liste d’attente.

Dois-je, en tant que conférencier, animateur d’atelier ou participant à une table ronde, m‘acquitter des frais de participation ?

Oui. Une fois inscrit, vous recevrez une facture des frais de participation.

En amont du congrès, nous avons pesé le pour et le contre de la question de payer des honoraires/frais de déplacement et/ou de faire participer les intervenants gratuitement d’une manière générale. Le contre l’a emporté pour les raisons suivantes :

  • En général, les intervenants tirent eux-mêmes profit de leur participation à une telle conférence (qui fait en outre l’objet d’une vaste campagne de relations publiques), notamment parce qu’elle leur permet de se faire un nom dans la profession et de nouer de nouveaux contacts susceptibles de favoriser leur propre activité économique. Ceci n’est pas uniquement valable pour les congrès de la FIT. Au contraire, le paiement d’honoraires ou le remboursement des frais de déplacement aux intervenants lors de conférences spécialisées similaires ou de congrès dans d’autres domaines (même ceux des professions libérales) n’est en aucun cas une pratique courante.
  • Nous partons du principe que les intervenants et les autres personnes apportant leur contribution (tout au moins la majorité d’entre eux), en raison de leurs liens avec la profession, participeraient dans leur propre intérêt également à cet événement majeur du secteur.
  • Enfin et surtout : si, ayant recours à une centaine d’intervenants, une quarantaine d’interprètes de conférence et une trentaine de volontaires, nous consentions de manière générale à une participation gratuite, voire au paiement d’honoraires et au remboursement des frais de déplacement, les frais de participation atteindraient rapidement les 500 euros ou plus par participant. Dès lors, le congrès ne serait plus accessible à une part considérable de ses groupes cibles et manquerait donc son objectif dès le départ. Nous nous sommes fixé pour but de proposer un tarif avantageux pour la participation au congrès. Ceci n’est possible que si une large part de sa préparation et de sa réalisation est prise en charge par des volontaires « pour l’honneur », et accessoirement peut-être pour le profit limité qu’ils en tireront à titre personnel et qui ne saurait être d’ordre pécuniaire. Nous comptons donc en ce sens sur la compréhension de tous les intervenants et vous assurons que nous apprécions votre contribution à la réussite du congrès à sa juste valeur.

Si vous êtes d’avis que ce qui est mentionné ci-dessus ne s’applique pas à votre cas et que vous n’êtes pas en mesure d’assumer les frais de participation, nous vous prions de prendre contact avec nous. Nous examinerons alors la possibilité de vous exonérer des frais de participation. Veuillez adresser votre demande justifiée à info@fit2014.org.

En tant que conférencier, animateur d’atelier ou participant à une table ronde, est-ce que je perçois des honoraires ou un remboursement des frais de déplacement ?

Non. D’une manière générale, les intervenants ne perçoivent pas d’honoraires ni de remboursement des frais de déplacement.

 

Publication du congrès

Jusqu’à quelle date et sous quelle forme dois-je remettre le manuscrit de ma conférence pour la publication du congrès ?

Toutes les conférences qui seront tenues au congrès paraîtront dans une publication. Afin que celle-ci puisse paraître à temps, nous vous prions de nous remettre une version écrite de votre conférence d’ici le 31 mars 2014. Cette date constitue un délai d’exclusion. Si votre texte ne nous est pas parvenu jusqu’au 31 mars 2014, il ne pourra pas être publié. Un modèle sera mis à votre disposition en temps utile. Votre texte ne devra pas excéder 25 000 caractères (espaces inclues).

Les présentations PowerPoint seront-elles acceptées pour la publication ?

Non. Bien entendu, les diapos PowerPoint sont les bienvenues pour illustrer et aérer votre conférence. Toutefois, sans support oral, elles ne sont pas éloquentes en soi et ne seront donc pas intégrées à la publication. Elles ne seront acceptées qu’en tant qu’illustration de votre manuscrit.

J’anime un atelier ou une table ronde au congrès. Puis-je ou dois-je également remettre un texte pour la publication ?

Bien entendu, il n’est pas possible d’anticiper le déroulement d’un atelier, d’un séminaire ou d’une table ronde. Si toutefois, dans le cadre d’un atelier, vous faites une courte introduction, il est possible d’en publier un résumé écrit. Si lors d’ateliers et de tables rondes plusieurs conférenciers ou plusieurs participants présentent respectivement un texte d’introduction, nous prions l’animateur de coordonner les différentes introductions pour la publication et de les remettre ensemble. La longueur totale des différents textes remis pour un atelier/une table ronde ne devra pas dépasser 25 000 caractères (espaces inclues).

Le texte de ma conférence sera-t-il publié avant le congrès ?

La publication du congrès paraît à la date où le congrès lui-même a lieu. Avant le congrès, à l’exception des collègues responsables de la parution de la publication, seuls les interprètes de conférence reçoivent une copie de votre manuscrit afin de pouvoir se préparer à leur mission.

 

Technique de présentation

Quels équipements techniques seront disponibles?

Toutes les salles sont dotées d’un équipement de conférence standard : ordinateur portable avec accès à l’Internet pour les présentations, vidéoprojecteur, rétroprojecteur/visualiseur ou chevalet de conférence.

Si vous souhaitez faire une présentation PowerPoint pour étayer votre conférence, nous vous prions de nous remettre votre présentation par courriel à info@fit2014.org au plus tard d’ici le 15 juillet 2014. Les présentations pourront ainsi être copiées au préalable sur les ordinateurs portables afin d’assurer pendant le congrès un déroulement sans incident.

En plus de l’ordinateur portable et du vidéoprojecteur, j’ai également besoin d’autres équipements…

Si vous avez besoin d’autres équipements pour votre conférence ou votre atelier (par ex. utilisation de votre propre ordinateur portable, plus d’un chevalet de conférence, etc.), nous vous prions de prendre contact avec nous le plus tôt possible en adressant un courriel à info@fit2014.org.  

 

Planning pendant le congrès

Quand serai-je informé/ée du jour, de l’heure et du lieu où je tiendrai ma conférence ou mon atelier ?

Nous vous ferons part de l’attribution provisoire des conférences aux différents blocs et salles de conférence si possible d’ici le 15 janvier 2014.

De combien de temps est-ce que je dispose pour ma conférence/mon atelier ?

En général, la durée des conférences n’excède pas 30 minutes. Vous êtes également libre d’écourter votre conférence, le temps ainsi gagné profitant à la discussion entre l’intervenant et les participants à l’issue de chaque bloc de conférence. Afin de garantir le bon déroulement du congrès, nous attirons votre attention sur le fait que nous sommes dans tous les cas tenus de clore les conférences au bout de 30 minutes et vous remercions de votre compréhension.

La durée prévue pour les tables rondes est de 90 minutes.

La durée des séminaires et des ateliers est de 90 ou 180 minutes selon le programme.

Puis-je distribuer des documents de travail/d’information pendant mon atelier ?

Oui. Veuillez reproduire et apporter de tels documents vous-même au congrès. L’organisateur ne peut se charger de leur reproduction. Nous vous prions de distribuer uniquement du matériel se rapportant au thème de votre conférence. La diffusion de matériel publicitaire doit rester limitée au cadre du salon professionnel.

Nous sommes à votre disposition pour de plus amples informations par courriel à info@fit2014.org.